隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，中國(guó)企業(yè)正逐步加快走出國(guó)門邁向海外的步伐。但出于歷史和政治的原因，中外之間的人員流動(dòng)并不十分順暢，出境簽證這種原本不應(yīng)該出問題的技術(shù)環(huán)節(jié)，現(xiàn)在卻常常成為打亂企業(yè)赴外參展全盤部署的絆腳石。怎么做才能減少簽證中不確定因素，保證企業(yè)的正常參展活動(dòng)少受或不受干擾，本文將會(huì)同勵(lì)展國(guó)際銷售部的專業(yè)人士，一起為廣大參展企業(yè)支招。
保證簽證資料的真實(shí)有效
一提到要和政府機(jī)構(gòu)打交道，國(guó)內(nèi)企業(yè)的反應(yīng)可能首先是有沒有竅門或者捷徑可走。對(duì)于生存在中國(guó)特有環(huán)境中的企業(yè)來(lái)說，有這樣的想法并不奇怪。但在申請(qǐng)赴外商務(wù)簽證時(shí)，這種想打擦邊球、鉆空子、圖省事的念頭就十分有害了。因?yàn)閲?guó)外大型展會(huì)的主要舉辦地一般是在歐美國(guó)家，他們的入境管理措施十分嚴(yán)密，均是預(yù)設(shè)申請(qǐng)人有移民或滯留意圖，所以簽證官員會(huì)對(duì)申請(qǐng)人所提供的材料進(jìn)行非常詳細(xì)的核實(shí)與甄別，絕不會(huì)“走過場(chǎng)”，只要發(fā)現(xiàn)有任何作假的痕跡，申請(qǐng)人將會(huì)被拒之門外。
比如，國(guó)內(nèi)一家石材工具公司由老板親自帶隊(duì)去東歐某國(guó)參展，在遞送過程中只是因?yàn)槊貢俗寘⒄谷藛T簽名，而公司內(nèi)的一個(gè)老業(yè)務(wù)員自作主張的代簽，最終導(dǎo)致被簽證官認(rèn)定為造假。即使后來(lái)該公司的人全部去了領(lǐng)事館，還是無(wú)法避免被拒簽，就連那位已經(jīng)出國(guó)三十幾趟的老板本人也未能幸免。另有一家企業(yè)在申請(qǐng)赴加拿大參加一個(gè)五金展時(shí)，只是由于隨附的宣傳資料上夸大了企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模，也同樣被拒簽?？梢姡瑢?duì)于出國(guó)參展企業(yè)的人員來(lái)說，認(rèn)真準(zhǔn)備并如實(shí)的申報(bào)所被要求遞送的材料，才是成功簽出的最大保障。
細(xì)致合理的準(zhǔn)備申請(qǐng)資料
在保證資料真實(shí)的前提下，資料準(zhǔn)備的充分程度便成為影響簽證成功與否的第二大因素，企業(yè)應(yīng)該篩選并預(yù)備提供那些具有證明力的有效文件，不要主動(dòng)提供那些與出展目的無(wú)直接關(guān)聯(lián)、可能造成誤解甚至麻煩的周邊材料。當(dāng)然，如果是持因公護(hù)照組團(tuán)出展，那事情就會(huì)簡(jiǎn)單很多，因?yàn)楹炞C將由地方政府外辦或組團(tuán)方統(tǒng)一送簽并領(lǐng)取。不過對(duì)多數(shù)企業(yè)來(lái)說，因私商務(wù)簽證才是他們最常用出展簽證方式，所以下面將著重介紹為辦理因私商務(wù)簽證準(zhǔn)備資料時(shí)，應(yīng)注意的事項(xiàng)。
首先，要注意在提供信息上盡量保持團(tuán)隊(duì)與個(gè)人的一致性，比如，所有團(tuán)員都在一個(gè)行業(yè)、隸屬于同一個(gè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)或組織機(jī)構(gòu)，大家都有固定工作和職業(yè)；然后要將出展的目的表述的簡(jiǎn)單明了，不能含糊其辭，要保證出展目的能被簽證官接受并理解，不會(huì)出現(xiàn)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)；第一次出國(guó)的人員可能還會(huì)被要求提供工資證明，而護(hù)照上之前的出國(guó)經(jīng)歷將會(huì)是對(duì)申請(qǐng)人很有利的“誠(chéng)信記錄”。此外，在準(zhǔn)備好各國(guó)使館所要求材料的同時(shí)，申請(qǐng)企業(yè)應(yīng)該自行準(zhǔn)備好能證明其確實(shí)參展的相關(guān)材料，如展位費(fèi)收據(jù)。最后，對(duì)于第一次出國(guó)參展的企業(yè)來(lái)說，如果可能，應(yīng)該事先去專門公司或?qū)I(yè)人士處咨詢或委托他們協(xié)助簽證事宜，這樣會(huì)使整個(gè)簽證過程順暢很多。
面簽時(shí)應(yīng)當(dāng)注意哪些細(xì)節(jié)
準(zhǔn)備好簽證資料后，最后所要面對(duì)就是簽證官的面試與考察了。但在考慮如何應(yīng)付簽證官的“刁難”之前，參展企業(yè)首先應(yīng)該確定是否能見到簽證官，因?yàn)椴簧賴?guó)家的面簽是需要預(yù)約的。實(shí)際上，每天在各國(guó)大使館、領(lǐng)事館門口都有很多因?yàn)槿狈@些基本常識(shí)而打道回府的人。這里有個(gè)比較極端的例子是博世集團(tuán)中國(guó)分公司邀請(qǐng)的一個(gè)美國(guó)客戶，但是臨了他卻來(lái)不了，因?yàn)樵谇巴鶛C(jī)場(chǎng)登機(jī)時(shí)他才知道去中國(guó)是需要簽證的。而且，簽證預(yù)約并非像打個(gè)電話預(yù)訂飯店那么簡(jiǎn)便，一般還得憑使館方面發(fā)的確認(rèn)回函才算最終敲定。另外，在不同的國(guó)家，不同的時(shí)點(diǎn)，預(yù)約面簽結(jié)果也會(huì)不同，類似美國(guó)、德國(guó)這樣的熱點(diǎn)地區(qū)，在遇到諸如長(zhǎng)假旅游、留學(xué)報(bào)到的旺季時(shí)往往要提前兩周、一個(gè)月甚至更久才能保證被排上。此外，在赴約前還需明確簽證費(fèi)用的繳付方式，關(guān)鍵應(yīng)弄清是通過委托代繳還是在現(xiàn)場(chǎng)直接支付。
而當(dāng)參展人員最終面對(duì)簽證官的考察時(shí)，則應(yīng)該注意把握以下四個(gè)面談原則：首先是不問不說，即只回答簽證官提出的問題，爭(zhēng)取回答清楚，簡(jiǎn)捷明確。但不要主動(dòng)回答簽證官?zèng)]有提到的問題。然后是不問不給，即只提供簽證官要求的材料，不要主動(dòng)提供任何簽證官?zèng)]有要求的材料，哪怕自己帶的材料都用不上，不要主動(dòng)出示。接著是問誰(shuí)誰(shuí)答，當(dāng)遇到簽證官有選擇地詢問簽證團(tuán)隊(duì)里特定團(tuán)員問題時(shí)，通常應(yīng)由被問的當(dāng)事人來(lái)回答，不要征詢旁人意見，更不由他人代答。末了就是據(jù)實(shí)回答，這是最重要的訣竅，絕不要猜測(cè)簽證官希望什么樣的答案，只是照實(shí)回答就行。
未雨綢繆早做準(zhǔn)備
雖然以上的多種方法能幫助企業(yè)盡量避免在簽證時(shí)遇到麻煩，但現(xiàn)實(shí)里我們?nèi)匀粫?huì)發(fā)現(xiàn)那些玻璃櫥后面的領(lǐng)事還是要時(shí)不時(shí)給人帶來(lái)“驚喜”。實(shí)際上，就勵(lì)展國(guó)際銷售部所提供的意見，即便是那些常年參加各類外展的老展商，也難保不會(huì)被拒簽。因此，企業(yè)在對(duì)待簽證問題時(shí)最好能盡可能早的進(jìn)行準(zhǔn)備，那樣即便相關(guān)人員由于不可預(yù)知因素而被拒簽，也能留出相應(yīng)的時(shí)間進(jìn)行二次簽證。而以勵(lì)展國(guó)際銷售部的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，除了美國(guó)外，在申請(qǐng)赴其他國(guó)家簽證時(shí)，第一次被拒而第二次通過的例子并不鮮見。
另者，一些特定人群在申請(qǐng)一些特定國(guó)家的簽證時(shí)可能會(huì)遇到差別待遇。比如，年齡低于三十五歲的未婚女性在申請(qǐng)北美與伊斯蘭教國(guó)家簽證時(shí)成功概率可能會(huì)低些，而西歐的地中海國(guó)家則對(duì)于江浙閩三省的申請(qǐng)?zhí)貏e“嚴(yán)格”。而那些在過去三年內(nèi)有至少兩次獲得過西方發(fā)達(dá)國(guó)家（日本除外）簽證的人，則可以通過中信實(shí)業(yè)銀行直接送簽赴德簽證，其通過機(jī)會(huì)將較面簽大為增加。對(duì)于這些情況，參展企業(yè)應(yīng)在選擇參展人員時(shí)加以注意。
最后，還有一些應(yīng)急措施可以作為特殊情況下的一個(gè)選擇。比如，當(dāng)實(shí)在需要參加某個(gè)展會(huì)而又被簽證所阻時(shí)，若該展是在歐盟國(guó)家舉辦，企業(yè)可以利用申根協(xié)定十五國(guó)之間的人員自由流動(dòng)便利，先通過其他更容易的方式去另外的歐盟國(guó)家，然后再轉(zhuǎn)道抵達(dá)目的地國(guó)。但這只能算是權(quán)宜之計(jì)，畢竟對(duì)于出國(guó)參展企業(yè)來(lái)說，只有早了解早準(zhǔn)備早行動(dòng)才是簽證順利的實(shí)在保障。
