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事務(wù)書信的格式和寫作要求

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2012-09-03
核心提示:事務(wù)書信是指涉及各種事務(wù)問題,聯(lián)系商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴(yán)格,要特別慎重對待。

事務(wù)書信是指涉及各種事務(wù)問題,聯(lián)系商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴(yán)格,要特別慎重對待。

 1.事務(wù)書信的格式

        事務(wù)書信通常由下面七部分組成:信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結(jié)尾套語、簽字及其他。另外,有的事務(wù)書信還有下列項(xiàng)目:投遞說明、收件人或注意事項(xiàng)、事由、備查、抄送說明。

 2.事務(wù)書信的寫作要求

信頭:

       信頭位于信紙的中上方,印有包括公司名稱、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電報(bào)掛號(hào),以及公司負(fù)責(zé)人的姓名等。信頭的設(shè)計(jì)要美觀、簡潔。

如臨時(shí)打印信頭,則寄信人的名稱和地址,應(yīng)打在信紙的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭,其他續(xù)頁可用空白信紙,只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。

日期:

事務(wù)書信的日期不可漏寫。日期應(yīng)打在信頭下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用數(shù)字來代表,必須完整地寫出來。有兩種寫法:英式為19(th)April,1995;美式April 19,1995。英式寫法日在先,月在后,而美式則相反。如全部使用數(shù)字表示日期,容易引起誤解,應(yīng)避免使用。

        收信人名稱及地址:

信內(nèi)名稱地址仍應(yīng)重寫一次,并與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊,低于日期二三行,也有打在信末端左邊,在簽名下約二至四行處。

 收信人的單位名稱如何排列,應(yīng)嚴(yán)格按收信人所定的方式,出于禮貌和準(zhǔn)確性,切勿擅自更改。

 敬語的用法及略寫也有一定習(xí)慣。比如,Mr.(Mister)冠于男子姓氏前。Messrs.(Messiears)是英語 Mr.的復(fù)數(shù),相當(dāng)于Gentlemen,不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱,均不用Messrs.在英國,如公司行號(hào)含人名時(shí),多用Messrs.。例如:Messrs. Lake Kane& Co.,Ltd;Mrs.為已婚女子,則在后面寫其夫姓,Mrs. Judd;Miss為未婚女子,其復(fù)數(shù)為Misses;Dr.(Doctor)冠于博士姓名前;Rev(Reverend)用于神職人員姓名前,可加定冠詞the。另外還有市長、內(nèi)閣部長、議員、大使、法官姓名前用Hon.,總統(tǒng)、總經(jīng)理、會(huì)長、大學(xué)校長的姓名前用Pres,教授姓名前用Prof.

信內(nèi)地址寫法,英美格式差別較大。美式寫法:門牌號(hào)前沒有No.字樣,后面也沒有逗點(diǎn)。而英式寫法則相反。如:

 Mr. Clark Cooper

 No.8,Queen Victoria Street

 London,E.C.2

 England

 注:E.C.2指倫敦東區(qū)2。

 稱謂:

 事務(wù)書信中的稱謂應(yīng)是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼:Sirs。公司行號(hào)等商業(yè)書信多用Dear sirs,英國人在其后還要加上逗號(hào);美國人多數(shù)用Gentleman稱呼公司行號(hào),但僅限于復(fù)數(shù),在其后用冒號(hào),Gentleman和Dear Gentleman根本不用。當(dāng)收信人只有職稱而無姓名時(shí),不能單獨(dú)用單數(shù)Sir,而要在Sir前面加上Dear,即Dear Sir。也可寫上姓,如“Dear Sir Lewes:”。

 正文:

正文就是信的內(nèi)容、主體。正文在稱謂下兩行開始,頂端書寫(不像中文信要空兩格);段落之間空雙行。正文的文字不要太長,尤其是頭尾兩段,一定要簡短一些。正文在打字時(shí),普通紙占用信紙的四分之三位置,兩邊及信紙上方要留有適當(dāng)?shù)倪吘?,下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊,右邊則盡可能整齊。

結(jié)尾套語:

 結(jié)尾套語相當(dāng)于中文書信信末的“××敬上”等詞。通常緊貼信文最后一行下一二行書寫,并加逗號(hào)。較常見的有:Yours truly,Yours very truly,Truly yours,Very truly yours,Yours faithfully,F(xiàn)aithfully yours。如果收信人是個(gè)人,則可用:Yours sincerely,Sincerely yours。

 簽署:

簽署就是簽上發(fā)信人的姓名。因是代表筆者,所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn),一般事務(wù)書信,常在結(jié)尾語下面空五行處簽名,然后將發(fā)信人的姓名用打字形式打出,也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規(guī)則如下:

簽名者代表公司、行號(hào)名義時(shí),應(yīng)在結(jié)尾套語下方打出全部大寫的單位名稱,然后再簽署。

女性簽名時(shí),為便于回信人正確使用稱呼,應(yīng)在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。

當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí),要加上by、for或perpro字樣。

      其他事項(xiàng):

      其他事項(xiàng)包括:注意事項(xiàng)、事由、備查、附件、附言等。

      注意事項(xiàng)(Attention,縮寫:Attn),這是發(fā)信人要求特定的人注意時(shí)用的,謂指“請某人親閱”、“請某人注意”。通常放在信內(nèi)“姓名及地址”下面,或與稱謂同一行之右邊。

      事由(Subject),其作用是便于收信人迅速了解信的主要內(nèi)容,它位于正文的上方,以提醒閱信人注意。

備查,為明確責(zé)任,便于日后查考,在信紙下端寫上發(fā)信人和打字員姓名的第一個(gè)字母。其排列方式很多,發(fā)信人的姓名縮寫要大寫并要排在前面。

附件(Enclosure,縮寫為Encl),在“發(fā)信人及打字員姓名首字”下面,應(yīng)附注表明有幾個(gè)附件,以方便收信人查點(diǎn)。如:Encl.:One check(指附有一張支票);Encl,a/s(指附件如信中所述,a/s即As stated)。

附言(Postscript的縮寫P. S.)。“附言”要用得合理,一般情況下不要用。如附言的主體與信文分開時(shí),或信文寫完后,又有新情況而又必須通知對方時(shí),才能使用。它通常用P.S.開頭,寫在信的最后一行,附件下一行處。

 

 

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